УПД: что это такое в бухгалтерии, как заполнять и применять в 2026 году

УПД, или универсальный передаточный документ, объединяет счёт-фактуру и первичный учётный документ (накладную ТОРГ-12 или акт): вместо двух бумаг по сделке оформляется одна форма.

Что такое УПД в бухгалтерии: расшифровка универсального передаточного документа

УПД расшифровывается как универсальный передаточный документ. Этот документ одновременно выполняет две функции: подтверждает факт хозяйственной операции (как накладная ТОРГ-12 или акт) и служит счётом-фактурой для расчёта НДС, давая покупателю право на вычет.

Документ появился по инициативе ФНС: рекомендованную форму ведомство утвердило письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. За основу взяли форму счёта-фактуры и добавили реквизиты первички. Использование УПД удобно и плательщикам НДС, и спецрежимам: по одной операции (отгрузка, выполнение работ, оказание услуги) форма закрывает и передачу ценностей, и налоговый расчёт, упрощая систему документооборота.

Когда использовать УПД и какие документы он заменяет: накладная и акт

УПД заменяет несколько документов одним: счёт-фактуру плюс товарную накладную ТОРГ-12, накладную на отпуск материалов М-15 либо акт выполненных работ. Документ используется при передаче товаров, услуг, результатов работ и имущественных прав, фиксируя поставку товара, выполнение работ и приёмку.

Но не всякую ситуацию УПД закрывает. На аванс документ не оформляют, передавать ещё нечего: на предоплату оформляется авансовый счёт-фактура, а УПД оформляют при отгрузке. Нельзя применять форму и только как замену счёта-фактуры, без передаточной части (письмо ФНС от 22.08.2018 № АС-4-15/16298@). Не заменяет документ и товарно-транспортную накладную (форма 1-Т).

К нам обратилась оптовая компания: по каждой поставке она оформляла отгрузку товара (накладную ТОРГ-12 и счёт-фактуру) порознь и путалась в номерах. Мы перевели продажи компании на УПД статуса 1 и закрепили правило в учётной политике: объём первички сократился вдвое. Документооборот удобно вести через электронный документооборот, оператор сам присваивает номер.

Статусы УПД 1 и 2: чем отличаются и какой применять

Правило выбора простое, его применение зависит от НДС: есть НДС в операции, ставьте статус 1 (счёт-фактура плюс первичка, форма даёт право на вычет); нет НДС, статус 2 (только первичный документ). На бумаге статус указывается цифрой «1» или «2», а в электронном формате его обозначают функцией документа (СЧФ, СЧФДОП или ДОП).

Статус 1 ставят все, кто выставляет счёт-фактуру. С 2025 года это в том числе плательщики УСН со ставками НДС 5% или 7%: упрощенцы стали плательщиками налога, а покупатель принимает его к вычету в общем порядке. Отдельный счёт-фактуру не выставляют, документ её заменяет и даёт право на вычет. Продавец регистрирует УПД в книге продаж, а покупатель в книге покупок. В электронном виде это функция СЧФДОП.

Статус 2 применяют те, кто счёт-фактуру не выставляет: неплательщики НДС на УСН или ПСН и освобождённые по статье 145 НК РФ. В электронном виде применяется функция ДОП. Но весь УСН и ПСН не идёт по статусу 2 автоматически: упрощенец с НДС применяет статус 1, это согласовывают с контрагентом заранее.

Форма УПД и обязательные реквизиты

Форма УПД носит рекомендательный характер. Компания вправе применять бланк формы из письма ФНС № ММВ-20-3/96@ как есть, доработать форму или оставить привычную первичку отдельно. Ключевое требование законодательства: документ включает все обязательные реквизиты, которые указывает закон, иначе налоговая его не примет. Как счёт-фактура УПД статуса 1 содержит реквизиты по статье 169 НК РФ:

• порядковый номер и дата документа;
• продавец и покупатель, грузоотправитель и грузополучатель;
• наименование товаров (работ, услуг), количество и цена;
• налоговая ставка, сумма НДС, стоимость.

Как первичный документ он включает реквизиты по статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»:

• наименование и дата документа, наименование организации;
• содержание факта хозяйственной жизни, то есть что передано или сделано;
• величина измерения операции;
• должности и подписи ответственных лиц.

Условно бланк делится на счёт-фактурную (титульную) часть с графами товаров и блок передачи: строки об отгрузке, приёмке и подписях.

Как заполнить УПД: правила и особенности по разделам

Заполнение идёт сверху вниз: сначала оформляют титульную и счёт-фактурную часть, затем строки о передаче.

Титульная часть и счёт-фактурный блок

В левом верхнем углу указывается статус (1 или 2), дальше номер и дата документа, стороны и валюта. Графы заполняют по требованиям счёта-фактуры: товар или работа (услуга), единица измерения, количество, цена, ставка и сумма НДС, стоимость. Реквизиты контрагентов и коды в графах должны совпадать с данными договора, иначе у покупателя возникнут вопросы. Для услуг детализируйте предмет: в поле наименования указывается, что выполнено, за какой период и в каком объёме, а не «услуги по договору». От этой детализации зависит, примет ли покупатель расход в учёте.

Сведения о передаче, приёмке и подписи

В нижних строках фиксируют движение ценностей: кто передал товар (выполнил работы, оказал услуги), должность и дата отгрузки, кто принял, должность и дата получения. В поле «Основание передачи (сдачи) и получения (приёмки)» указывают договор-основание, это поле часто оставляют пустым. Со стороны продавца документ подписывают руководитель, главный бухгалтер и лицо, отпустившее товар, со стороны покупателя его подписывает принявший груз. Если расписывается сотрудник, его полномочия подтверждает машиночитаемая доверенность.

Бумажный и электронный УПД в ЭДО: формат 5.03

Документ оформляется в двух видах: на бумаге или электронно через систему оператора ЭДО. Электронный документ формируют в утверждённом ФНС xml-формате, действующая версия 5.03: её утвердил приказ ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@. Формат 5.02 действовал до 23.01.2025, до 01.04.2025 допускались версии 5.01 или 5.03, а с 1 апреля 2025 года УПД оформляют только в формате 5.03.

Новый формат позволяет указать ставки НДС 5% и 7% для плательщиков УСН с НДС и содержит реквизиты и коды для прослеживаемых и маркированных товаров: по таким операциям счёт-фактуру и УПД оформляют только электронно. Электронный УПД подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью, а если документ подписывает не руководитель, а иное лицо, понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД).

Изменения 2026 года: переход на электронный УПД

С 1 января 2026 года отменяются электронные форматы товарной накладной ТОРГ-12 и акта приёмки-сдачи работ (услуг). Касается это только формализованного электронного документооборота (обмен xml-документами через оператора).

Старые форматы (приказы ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@) отменены приказом от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Это изменение задаёт единый формат отгрузки, поэтому компании и ИП на формализованном электронном документообороте с января 2026 года переходят на электронный УПД в формате 5.03. Кто не подготовится, тот не получит электронную ТОРГ-12, и отгрузка встанет.

Обязательным УПД при этом не становится и не должен применяться всеми. Тех, кто работает с бумажным документооборотом, изменение не затрагивает: бумажные ТОРГ-12 и акты остаются. Не касается оно и неформализованных документов (скан, pdf без структуры). Кого затрагивает, тем при условии перехода стоит проверить договоры и учётную политику, настроить систему документооборота под формат 5.03 и выпустить МЧД для подписантов. С одной компанией мы подготовились заранее, чтобы исключить риск сбоя и вести проводки по услугам без задержек: первичка должна приходить вовремя.

Частые ошибки при оформлении УПД и как их избежать

Большинство проблем в оформлении УПД сводится к неверному статусу и незаполненным реквизитам, поэтому покупателю отказывают в вычете, а документ признают недействительной первичкой.

Встречаются и другие ошибки: применение УПД к неподходящим операциям, где счёт-фактура используется в особом порядке, и отсутствие согласования с контрагентом (переход на УПД лучше закрепить в договоре).

Отдельное правило касается исправлений: вариант зависит от ситуации и характера ошибки. Мелкую опечатку, не влияющую на сумму, исправляют новым экземпляром. Если после отгрузки меняется цена, количество или выявлен факт расхождения по количеству или качеству, оформляют универсальный корректировочный документ (УКД), рекомендованный письмом ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@. В УПД статуса 1 исправления делают по правилам для счетов-фактур.

Частые вопросы об универсальном передаточном документе (УПД)