20.01.2025
Сегодня, когда в бизнес-среде скорость и эффективность стоят на первом плане, электронный документооборот (ЭДО) становится незаменимым инструментом для организаций различного масштаба. Это решение также часто называют СЭД (система электронного документооборота). Она представляет собой комплекс процессов, обеспечивающих управляемое движение документов в цифровом формате.
Что значит его внедрение для организации? Это не только упрощение работы с документами, но и значительное повышение эффективности бухгалтерии и других отделов. Простыми словами, система работает так, чтобы каждый сотрудник мог быстро и безошибочно взаимодействовать с необходимыми документами, обеспечивая при этом экономию времени и ресурсов. В данной статье мы подробно рассмотрим, как этот вид документооборота преобразует рабочие процессы, какие преимущества он приносит.
Понятие, значение и цели ЭДО
Термин «электронный документооборот» обозначает процесс обмена цифровыми документами с помощью специализированных систем, доступ к которым предоставляют операторы ЭДО. Эти документы, создаваемые и хранимые в цифровом формате, позволяют ускорить взаимодействие как внутри компании, так и с внешними партнерами и государственными органами. Достоверность подтверждает цифровая подпись – код, прикрепляемый к документу.
Электронная СДО (иногда так сокращенно называют систему документооборота) автоматизирует работу с документами: от создания и согласования – до обмена, архивирования и хранения. Это делает их использование значительно удобнее и быстрее по сравнению с бумажными аналогами. Операторы предоставляют доступ, поддержку, а также дополнительные услуги, такие как электронные подписи, автоматизация, ведение бизнес-процессов.
Цифровизация повторяет традиционные принципы документооборота, но в цифровой среде, используя интернет-сервисы для передачи данных. Это не только упрощает управление документацией, делает процесс быстрее, безопаснее, но также снижает затраты на бумагу и доставку.
Плюсы и минусы ЭДО
Такая система имеет как достоинства, так и некоторые недостатки.
Плюсы.
- Цифровой формат позволяет мгновенно отправлять, получать документы, что значительно сокращает временные задержки.
- Помогает компаниям уменьшить расходы на бумагу, печать, доставку.
- Легко архивировать, сортировать, искать в цифровых системах. Посредством ЭДО легко управлять большими объемами информации, минимизировать риск потери важных документов.
- Электронные подписи и уровни доступа обеспечивают высокий уровень защиты от несанкционированного доступа, подделки.
- Позволяет автоматизировать рутинные задачи, что снижает вероятность ошибок, освобождает время для более важных дел.
Минусы.
- Технические сбои могут привести к временным трудностям в работе с документами.
- Внедрение требует определенных инвестиций в программное обеспечение, обучение персонала.
- В некоторых случаях интеграция с существующими системами может быть сложной, требовать дополнительных технических ресурсов.
- Хотя безопасность в этой сфере высокая, всегда существует вероятность кибератак, утечек данных, что требует постоянного обновления, улучшения защитных механизмов.
- В условиях, когда не все субъекты хоз. деятельности перешли на ЭДО, приходиться дублировать некоторые документы на бумажном носителе. Это минус относительный – многие системы позволяют хранить скан. копии, фото бумажных документов в цифровом виде.
Цифровое делопроизводство предоставляет значительные преимущества, делающие его привлекательным инструментом для многих организаций. Однако компании должны взвесить все аспекты, чтобы максимально эффективно внедрить его в свою деловую практику.
Виды ЭДО
Цифровой оборот документации делится на два типа:
- Внутренний ЭДО упрощает внутрикорпоративный обмен документами, не требуя вмешательства внешних сторон. Компании самостоятельно устанавливают правила, используя сетевые папки, корпоративную почту или специализированное ПО. Он ускоряет процессы, улучшает коммуникацию между отделами.
- Внешний ЭДО позволяет обмениваться с контрагентами, клиентами, государством различными юридически значимыми документами. Этот процесс требует соблюдения внутренних правил компании, внешних требований, что добавляет сложности.
Существует разделение по типу документации: бухгалтерские, корпоративные, трудовые и др., каждый со своими особенностями обработки.
Какие организации обязаны применять ЭДО?
В большинстве случаев включение в работу таких систем остается на усмотрение компании. Однако существует ряд ситуаций, когда это является обязательным для некоторых субъектов:
- Работающие с маркированными товарами. С начала 2022 года ЭДО обязателен для передачи данных в систему «Честный знак» для товаров, таких как табак, молочная продукция, вода, одежда, обувь, биодобавки и др.
- Компании, которые работают с товарами, подлежащих регистрации в Национальной системе прослеживаемости (НСП).
- С января 2022 года все участники госзакупок по закону №44-ФЗ обязаны использовать ЭДО.
- Компании, ведущие бухгалтерский учет, обязаны сдавать отчетность через ТКС (расшифровывается как телекоммуникационные каналы связи). Отчетность по страховым взносам должна также быть подана в цифровом виде в зависимости от размера компании:
- компании с численностью работников более 100 человек или годовой оборот более 10 млрд рублей сдают отчетность по всем налогам;
- компании с численностью работников от 10 до 100 человек сдают формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчет по страховым взносам, отчетность в Социальный фонд России.
Однако, небольшие компании могут сдавать налоговую отчётность через сервис ФНС без участия оператора, за исключением деклараций по НДС.
С 2024 года введено обязательное использование ЭДО для бюджетных учреждений.
Как работает ЭДО
Кратко схема работы этой системы выглядит так:
- Государственные органы определяют и устанавливают правила, ведут официальные реестры операторов.
- Отправитель формирует документ, подписывает его ЭЦП, передает своему оператору ЭДО.
- Оператор фиксирует время поступления, проверяет документ, если необходимо, затем направляет его оператору получателя.
- Повторяется действие отправителя, документ передается получателю.
- Получатель проверяет, подписывает документ, возвращает через своего оператора обратно.
Чтобы начать работу с ЭДО, нужно получить ЭЦП, заключить договор с оператором. Все этапы процесса автоматизированы, обеспечивая быструю обработку.
Что такое ЭЦП, его виды
Электронная цифровая подпись (так звучит расшифровка аббревиатуры ЭЦП) обеспечивает, в первую очередь, легитимность цифровых документов. ЭЦП они отличаются по способу получения, надёжности, сферам применения.
Простая электронная подпись (ПЭП)
Это просто набор данных, созданный программой по команде пользователя и добавленный к документу для подтверждения авторства. Например, ПЭП применяется в документах Microsoft Office для заверения авторства или при вводе кода, полученного через СМС, чтобы подтвердить операцию, как в интернет-магазине или на портале «Госуслуг».
Усиленная электронная подпись (УЭП).
В отличие от простой, усиленная подпись имеет криптографическую защиту, позволяющей не только зафиксировать дату, время, авторство, но и отслеживать изменения документа. У УЭП существует два подвида:
- Неквалифицированная эл. подпись (НЭП). Создается с помощью специального ПО, без необходимости сертификации, что подходит для внутреннего, внешнего документооборота при условии наличия дополнительного соглашения между сторонами.
- Квалифицированная эл. подпись (КЭП). Эта подпись имеет юридическую силу без дополнительных соглашений благодаря использованию сертифицированного ПО, выдается только аккредитованными удостоверяющими центрами.
В внутреннем ЭДО компании могут использовать различные виды ЭП. Но для внешнего эл. оборота документации с государственными органами, участия в торгах и т. д. рекомендуется сразу получить усиленную квалификационную подпись. С 2022 года ФНС предлагает бесплатную услугу получения КЭП, подробнее об этом можно узнать в разъяснении ФНС. Также ЭП можно получить у аккредитованных операторов, утвержденных Минцифры.
Как выбрать оператора ЭДО
Каждый оператор предлагает собственные решения, пакеты услуг. Рассмотрим ключевые критерии, на которые стоит обратить внимание.
- Функциональность сервиса. Различные операторы предоставляют разные функции. Некоторые из них имеют удобные интерфейсы, интеграцию с различными бухгалтерскими, бизнес-системами. Важно, чтобы сервис поддерживал все типы документации, необходимые вашему бизнесу — акты, накладные, договоры, счета-фактуры, другие.
- Рассмотрите, какие пакеты услуг предлагает оператор, соответствует ли их стоимость вашему бюджету. Обратите внимание не только на абонентскую плату, но также на дополнительные расходы, такие как оплата специального программного обеспечения или услуги дополнительной поддержки.
- Важно, чтобы ПО выбранного оператора было совместимо с уже используемыми системами. Это обеспечит бесперебойность работы, минимизирует время на интеграцию новой системы.
- Если ваша предприятие ведет международную деятельность, убедитесь, что оператор предлагает возможность международного обмена документами.
- Рассмотрите, какие типы цифровых подписей требуются для работы с оператором. Например, для работы с СБИС необходимо иметь КЭП, в то время как сервис Legium.io позволяет использовать неквалифицированную подпись (НЭП)
- Совместимость системой «Честный знак». Это означает, предоставляет ли он возможность работы с маркированными товарами.
Заключение
Отслеживая тенденции технологий, повсеместной цифровизации последних лет, можно прогнозировать, что роль цифрового оборота документов будет только расти, охватывая все больше областей бизнеса, государственного управления. В России разработана «Концепция электронного документооборота хозяйственной деятельности», согласно которой в ближайшие годы ЭДО станет основным для всех юр. лиц, а также ИП. Именно поэтому каждый субъект экономической деятельности должен уже сейчас задуматься о внедрении, оптимизации собственных систем, чтобы обеспечить бесперебойную работу, а также соответствие новым нормативам.