Как вести бухгалтерский учет на Ozon: инструкция для предпринимателей

Бухгалтерия на Ozon — это целая система, где от каждого действия зависит ваш налог, прибыль и даже рейтинг на платформе. В этой статье мы рассмотрим: какую систему налогообложения выбрать, как учитывать доходы и расходы, когда подключать ЭДО и как не запутаться в документах от маркетплейса.

Выбор налоговой системы: на чём строится вся бухгалтерия

Перед тем как считать доходы и заполнять отчётность, важно определиться с режимом налогообложения. Ozon не ограничивает Вас в выборе — работать можно и как самозанятый, и как ИП, и как ООО. Главное — подобрать то, что действительно подходит под масштаб бизнеса.

Если коротко:

1. УСН подойдёт большинству. Особенно, если Вы не хотите вникать в НДС и не держите большой штат. УСН делится на два варианта — 6% с доходов или 15% с разницы между доходами и расходами. Первый проще, второй — выгоднее, если у Вас много затрат.
2. ОСНО — для тех, кто работает с крупными поставщиками, платит и принимает НДС. Здесь сложный учёт, но можно уменьшить налоговую нагрузку за счёт вычетов.
3. НПД — только для самозанятых. Работает, если Вы продаёте то, что производите сами. Есть лимит по доходу — 2,4 млн рублей в год.

Также есть возможность легально перейти с одного режима на другой. Например, если бизнес вырос — не бойтесь сменить УСН на ОСНО, чтобы использовать вычеты по НДС. Главное — вовремя уведомить налоговую. 

Учёт начинается с цифр: как читать отчеты от Ozon

Вы наверняка замечали: как только начинаешь продавать на Ozon, в личном кабинете появляется гора документов. Счета, акты, отчеты, УПД… и всё это крутится вокруг одного — как понять, сколько вы действительно заработали. И вот тут важно научиться «читать между строк», потому что Ozon не указывает итоговую сумму дохода — ее нужно сложить самому.

Каждый месяц платформа формирует несколько ключевых документов. Именно они станут основой для расчета налогов и ведения бухгалтерского учета:

• Отчёт о реализации — показывает, на какую сумму вы продали товаров. Это база.
• Отчёт о перечислениях — тут видно, сколько денег поступило на ваш счёт, но помните: комиссия Ozon уже вычтена.
• Акт премий и скидок — учитывайте их в доходе, особенно если продаёте по акциям.
• Отчёт о взаиморасчётах и акт за баллы — мелочь, а деньги тоже там.

И вот здесь часто совершается ошибка: предприниматели считают доходом только то, что пришло на расчётный счёт. А нужно брать всю сумму, до вычета комиссий, доставок и бонусов. Это и будет вашим валовым доходом. Он указан в строке «Реализовано на сумму».

Если Вы работаете на УСН или ОСНО, учёт ведётся именно на основе этих документов. Самозанятым придётся вручную заносить суммы в приложение «Мой налог». В любом случае, чем лучше Вы понимаете отчёты, тем спокойнее будете смотреть на свои налоги.

Учет без боли: как вести бухгалтерию через 1С и онлайн-сервисы

Если Вы решили вести учёт самостоятельно, то, скорее всего, уже столкнулись с вопросом: где всё это хранить и как не сойти с ума? Тут на помощь приходят 1С и онлайн-бухгалтерии вроде «Моё дело», «Контур», «Точка» и других. Их задача — не просто сохранить цифры, а помочь вам автоматизировать процессы, напомнить о налогах и даже сгенерировать отчётность за пару кликов.

Для тех, кто использует 1С, стоит настроить отдельные субсчета для маркетплейса — это упростит анализ и сверку. Например:

• 76-т — расчёты по проданным товарам через Ozon
• 76-в — вознаграждение Ozon
• 45 — товары, отгруженные на склад маркетплейса

Интеграция с ЭДО — обязательный шаг, если вы работаете через FBO (со склада Ozon) или продаёте маркированный товар. Без этого учёт просто не будет сходиться, а бухгалтерия — вечно тормозить.

Электронный документооборот (ЭДО): когда без него не обойтись

ЭДО — это система, через которую Вы обмениваетесь с маркетплейсом всеми важными документами: УПД, актами, возвратами, счётами-фактурами. Бумажный документооборот Ozon технически допускает, но с ним больше задержек и почти нулевая автоматизация. Одна ошибка в бумаге — и возврат, и недостача, и вечные переписки с поддержкой. А с ЭДО всё идёт быстро и официально: документы подписываются электронной подписью и сразу попадают в учётную систему.

Селлерам рекомендуют выбирать из двух операторов — «Контур.Диадок» и «СберКорус». Эти системы напрямую интегрированы с Ozon, а значит, никаких сюрпризов с отказами подписей или неполными данными.

Важно: если Вы продаёте одежду, обувь, духи, шины или продукты — скорее всего, без ЭДО не получится. Система «Честный ЗНАК», «Меркурий» и другие государственные сервисы требуют официальной регистрации всех движений товаров.

Так что, даже если ЭДО кажется лишней тратой на старте, в перспективе он экономит время, нервы и помогает вести учёт, который принимает налоговая без вопросов.

Как рассчитать налоги

По российскому законодательству налог нужно платить с полной суммы реализации, а не с того, что пришло на счёт после вычета комиссии. Именно поэтому важно брать цифры из отчёта реализации, а не из банковской выписки. Комиссия Ozon, премии, компенсации, доставка — всё это учитывается отдельно и не всегда влияет на налогооблагаемую базу.

Если Вы на УСН «Доходы», просто складывайте все доходные строки:

1. Суммы из отчёта реализации («Реализовано на сумму»)
2. Премии и бонусы (если есть акт)
3. Компенсации от Ozon за повреждения и возвраты

А вот если работаете по УСН «Доходы минус расходы», придётся собрать и расходы — причём только те, которые подтверждены документами. Это могут быть:

• комиссия Ozon (из отчёта о перечислениях),
• расходы на логистику (если отдельный акт),
• закупка товара (накладные от поставщиков),
• упаковка, этикетки, эквайринг.

На ОСНО всё ещё сложнее: добавляется НДС, налог на прибыль или НДФЛ, и важно понимать момент признания дохода (по отгрузке или оплате), а также правильно выделить и учесть входящий НДС. Тут уже без бухгалтера или автоматизированной системы — никак.

Закрывающие документы и возвраты: где взять и как учесть

На Ozon вся отчётность формируется в электронном виде и доступна в личном кабинете. Что важно получать ежемесячно:

• УПД-1 (универсальный передаточный документ) — подтверждает продажу товаров, используется вместо счета-фактуры и накладной.
• Акты о выполненных услугах — если Ozon оказывал допуслуги (логистика, продвижение).
• Акты сверки — для согласования взаиморасчётов.
• Отчёты по бонусам, премиям, баллам — иногда содержат суммы, которые тоже нужно учесть в доходах.

Если Вы работаете через ЭДО, все эти документы приходят автоматически и могут загружаться в вашу бухгалтерскую систему. Если по старинке — их нужно скачивать вручную, а потом прикладывать к учёту.

Что касается возвратов, они требуют особого внимания. Это не просто «минус из выручки». Их нужно правильно отразить в учёте: списать доход, восстановить товар на складе (если вернулся), пересчитать НДС (если ОСНО) или скорректировать доход (если УСН). Для этого Ozon формирует отдельные документы:

• Акт возврата
• Корректировочный УПД
• Отчёт по браку и недостаче (если есть)

Совет: заведите отдельную папку (или электронную категорию) «Возвраты» — это упростит жизнь, особенно когда придёт время сверяться с налоговой или аудитором. В учёте возврат — такая же хозяйственная операция, как и продажа.

Не наступайте на грабли: подводные камни учёта на Ozon

Давайте разберём, где чаще всего селлеры оступаются — и как этого избежать.

Первая ошибка — путать доход с поступлениями на счёт. Мы уже говорили, но повторим: деньги, пришедшие от Ozon, — это не ваш доход. Это сумма после вычета комиссии и прочих удержаний. А налог считается с полной суммы реализации. Если считаете неправильно — рискуете занижать налоговую базу.

Вторая ошибка — игнорировать премии, бонусы и компенсации. Эти суммы часто рассыпаны по разным документам, и о них просто забывают. Но налоговая о них не забудет — особенно если цифры не сойдутся при проверке. Всё, что поступило в отчётах — учитывается.

Третья ошибка — не вести учёт возвратов или делать это вручную, без документов. Возвраты — это полноценная часть бухгалтерии. Их нужно учитывать, корректировать выручку и, в некоторых случаях, восстанавливать товар в остатках. Без документов вы это не подтвердите.

И, конечно, классика — задержка с документооборотом. Вы не загрузили отчёты, не подписали УПД, пропустили акт — и вот уже данные не сходятся. А ещё хуже — пришёл налог на прибыль, а вы не учли расходы, потому что акта от Ozon не было. Бухгалтерия любит порядок и сроки.

Самостоятельно или с помощью: нужен ли вам бухгалтер или аутсорсинг?

Когда вы только начинаете работать на маркетплейсе, кажется, что с учётом можно справиться самостоятельно. Табличка в Excel, пара скачанных отчётов — и вроде всё понятно. Но чем больше продаж, тем больше нюансов: акты, возвраты, НДС, вычеты и тд.

Так нужен ли бухгалтер? Ответ зависит от масштаба и вашей уверенности. Если вы работаете как самозанятый — да, справитесь сами. Приложение «Мой налог» достаточно простое. Если у вас ИП на УСН «Доходы» — тоже можно вести учёт самостоятельно через онлайн-сервисы, особенно если продаж не слишком много.

Но как только появляется УСН «Доходы минус расходы», ОСНО, или обороты идут вверх — лучше передать учёт на аутсорсинг. Это не значит, что вам нужен бухгалтер в штат. Сегодня есть десятки сервисов и специалистов, которые ведут учёт именно для селлеров. Они знают, что такое отчёт реализации, как учесть комиссию Ozon и как правильно сформировать декларацию.

Мы в компании «БухПрогресс» специализируемся на бухгалтерском сопровождении бизнеса на маркетплейсах, и знаем все подводные камни Ozon, Wildberries и Яндекс Маркета. Помогаем предпринимателям не просто сдавать отчётность вовремя, а выстраивать прозрачный и надёжный учёт, который выдержит любую проверку.

Заключение: учёт на Ozon — уверенность в завтрашнем дне

Продажи на маркетплейсах — это всегда движение: заказы, возвраты, акции, новые поставки. И чем стабильнее выстроена ваша бухгалтерия, тем легче масштабироваться и принимать стратегические решения. Бухучёт — это не просто формальность ради налоговой, это инструмент контроля за деньгами, запасами и эффективностью.

Если вы только в начале пути — начните с простого: разберитесь в отчётах, настройте учётную систему, подключите ЭДО, если он обязателен. Постепенно добавляйте автоматизацию, переносите учёт в онлайн, подключайте аутсорсинг, если не хотите тратить часы на документы.

Ведение учёта на Ozon — это не сложно, если делать всё по уму.